การสื่อสารทางธุรกิจประเภททั่วไปลักษณะและข้อผิดพลาด

เราอยู่ในสังคมที่ส่วนใหญ่ของตลาดแรงงานมีการกำหนดค่าตามสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ ไม่ว่าพวกเขาจะเป็น บริษัท ข้ามชาติขนาดใหญ่ SMEs ธุรกิจครอบครัวหรือแม้แต่บริการส่วนบุคคลพวกเขาทุกคนต้องคำนึงว่าองค์ประกอบที่จำเป็นสำหรับการอยู่รอดของพวกเขาคือการเชื่อมโยงกันในองค์กรและการสื่อสารระหว่างส่วนต่างๆของพวกเขา.

ในแง่นี้เราสามารถยืนยันได้ว่า การสื่อสารทางธุรกิจเป็นหนึ่งในองค์ประกอบสำคัญเมื่อองค์กร, โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีความซับซ้อนบางอย่างทำงานอย่างถูกต้องและสามารถปรับตัวและอยู่รอด และมันเกี่ยวกับการสื่อสารเกี่ยวกับสิ่งที่เรากำลังจะพูดถึงในบทความนี้.

• บทความที่เกี่ยวข้อง: "จิตวิทยาการทำงานและองค์กร: อาชีพที่มีอนาคต"

การสื่อสารทางธุรกิจคืออะไร?

เป็นที่เข้าใจกันว่าการสื่อสารทางธุรกิจกับชุดของกระบวนการที่ดำเนินการโดย บริษัท หรือส่วนหนึ่งของมันเพื่อให้ข้อมูลการเดินทางทั้งภายในระหว่างแผนกต่าง ๆ หรือโพสต์ของ บริษัท หรือถ้าเราพูดคุยเกี่ยวกับการสื่อสารของ บริษัท กับภายนอก.

สิ่งสำคัญคือพึงระลึกไว้เสมอว่าการสื่อสารดังกล่าวไม่เพียง แต่บ่งบอกถึงความสามารถในการเผยแพร่ข้อมูลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการรับข้อมูลด้วย: เรากำลังเผชิญกับการแลกเปลี่ยนข้อมูลร่วมกัน.

การสื่อสารทางธุรกิจที่ดีเอื้อให้สมาชิกทุกคนของ บริษัท สามารถมีแรงจูงใจและการกระทำของพวกเขาสามารถเป็นที่รู้จักลดความไม่แน่นอนของคนงานและผู้นำเกี่ยวกับสถานะของการเดียวกัน. นอกจากนี้ยังอำนวยความสะดวกในการโต้ตอบและปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงาน, นอกเหนือจากการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตและช่วยให้ตอบสนองได้ดีที่สุดในทุกสถานการณ์.

วัตถุประสงค์ทั่วไป

วัตถุประสงค์ของการสื่อสารทางธุรกิจนั้นง่ายต่อการเข้าใจ ภายในมือข้างหนึ่งจะช่วยให้องค์กรที่เชื่อมโยงกันในการผลิตและข้อมูลและผลที่ได้รับจากหน่วยงานที่แตกต่างกันหรือพนักงานที่จะใช้ร่วมกันเช่นเดียวกับวัตถุประสงค์และวิสัยทัศน์ของ บริษัท ที่จะสร้างและถ่ายทอด.

ด้วย อำนวยความสะดวกในการทำความเข้าใจในสิ่งที่คาดหวังของพนักงานแต่ละคน, รวมถึงความเข้าใจในความเป็นจริงที่แต่ละคนต้องเผชิญ นอกจากนี้ยังอำนวยความสะดวกให้ทุกคนทำงานในทิศทางเดียวกันและสามารถเรียนรู้วิธีการใหม่ในการทำหน้าที่รับผิดชอบของตนเอง.

ในแง่ของการสื่อสารกับโลกภายนอกการสื่อสารทางธุรกิจเป็นสิ่งสำคัญในการติดต่อสื่อและสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของ บริษัท เองรวมถึงการวิเคราะห์กลุ่มเป้าหมายและประเมินความต้องการของพวกเขา นอกจากนี้ยังช่วยให้เราเรียนรู้ที่จะดึงดูดลูกค้าที่มีศักยภาพและประเมินการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับสังคมที่มีพลวัตและลื่นไหลซึ่งเราอาศัยอยู่ซึ่งเป็นพื้นฐานสำคัญในการคาดการณ์.

เพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ บริษัท จำเป็นต้องสร้างช่องทางที่มีประสิทธิภาพสำหรับสิ่งนี้รวมถึงเพิ่มขีดความสามารถในการส่งข้อมูลผ่านการกระทำของตนสร้างวิธีการสื่อสารและ ทำงานอย่างแข็งขันเพื่อให้ไม่มีความไม่แน่นอน เกี่ยวกับสิ่งที่ถูกถามและค้นหาภายในองค์กร.

นอกจากนี้ยังเป็นสิ่งสำคัญในการทำงานทั้งในรูปแบบที่เป็นทางการและไม่เป็นทางการรวมถึงการประเมินความต้องการและความคิดของคนงานต่าง ๆ การเอาใจใส่ก็เป็นพื้นฐานเช่นเดียวกับกฎระเบียบที่ดีและการวางแผนกลไกการสื่อสาร.

• บางทีคุณอาจจะสนใจ: "เอกลักษณ์องค์กร: มันคืออะไรและวิธีการที่กำหนดองค์กร"

การสื่อสารทางธุรกิจประเภทต่าง ๆ

ไม่ใช่ทุก บริษัท และองค์กรที่สื่อสารด้วยวิธีเดียวกันและมี ประเภทและประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจประเภทต่าง ๆ ขึ้นอยู่กับเกณฑ์ต่างๆ.

1. ภายในและภายนอก

สิ่งแรกคือสิ่งที่สร้างความแตกต่างระหว่างการสื่อสารภายในและภายนอกสิ่งแรกคือสิ่งที่เกิดขึ้นระหว่างแผนกต่าง ๆ และพนักงานของ บริษัท และคนที่สองที่มีจุดประสงค์เพื่อสร้างการสื่อสารกับสิ่งแวดล้อม.

2. แบบสองทิศทางและแบบสองทิศทางเดียว

ในทำนองเดียวกันเรายังสามารถค้นหารูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่มีระดับการโต้ตอบมากกว่าหรือน้อยกว่าซึ่งสามารถค้นหาได้จากการสื่อสารแบบสองทิศทางปกติที่สุดที่ผู้ส่งและผู้รับโต้ตอบและแลกเปลี่ยนข้อมูลจนกว่าจะส่งข้อความเดียวเท่านั้น, โดยทั่วไปจากตำแหน่งของพลังงานไปยังผู้รับที่ไม่มีตัวเลือกในการตอบกลับ.

3. จากน้อยไปมาก, จากมากไปน้อยและแนวนอน

ภายในการสื่อสารทางธุรกิจภายในขององค์กรเราสามารถค้นหาสามประเภทขนาดใหญ่ขึ้นอยู่กับจุดที่ข้อมูลเริ่มต้นและตำแหน่งระหว่างผู้ส่งและผู้รับของการสื่อสารเดียวกัน เราพูดถึงการสื่อสารที่ลดลงเมื่อมีการกระทำการสื่อสารจากผู้ออกซึ่งมีค่าใช้จ่ายสูงกว่าผู้รับ.

เมื่อมันเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาที่ส่งข้อความถึงหัวหน้าของเขาเราจะพูดถึงการสื่อสารที่น้อยไปหามาก ในทั้งสองกรณีเราจะต้องเผชิญกับการสื่อสารประเภทแนวตั้งนั่นคือการสื่อสารที่ วิชาที่รักษาการรักษาการสื่อสารมีความสัมพันธ์ที่ไม่เท่าเทียมกัน ในแง่ของพลังงาน (มีลำดับชั้นระหว่างพวกเขา).

การสื่อสารประเภทอื่นที่ยอดเยี่ยมคือการสื่อสารในแนวนอนซึ่งจัดตั้งขึ้นระหว่างบุคคลที่มีตำแหน่งเดียวกันและอยู่ในระดับเดียวกันของลำดับชั้น.

4. เป็นทางการและไม่เป็นทางการ

ในที่สุดมันควรจะสังเกตว่าในการสื่อสารทางธุรกิจเราสามารถค้นหาการดำรงอยู่ของช่องทางการสื่อสารที่แตกต่างกันสองประเภท: เป็นทางการและไม่เป็นทางการ ประการแรกคือสิ่งที่มักจะได้รับการปฏิบัติด้านเทคนิคและเชื่อมโยงกับงานของตัวเองเป็นประเภทของการสื่อสารที่เคารพนับถือมุ่งเน้นไปที่เหตุผลและวัตถุประสงค์ของ บริษัท.

ในการสื่อสารอย่างไม่เป็นทางการ, การสื่อสารที่ยืดหยุ่นและเป็นธรรมชาติมากขึ้น, มุ่งเน้นที่ความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลเป็นหลักและมักจะมีผลกระทบมากที่สุดต่อสวัสดิการการทำงาน หลังแตกต่างกันอย่างมากขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้ดำเนินการและสามารถก้าวข้ามสถานที่ทำงานซึ่งเป็นเรื่องยากที่จะควบคุมโดยองค์กร.

ภัยคุกคามที่เป็นไปได้ในการสื่อสารที่ดี

ความจริงของการรักษาการสื่อสารทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพเป็นพื้นฐาน แต่ไม่ใช่เรื่องง่าย และจำเป็นต้องคำนึงถึงการดำรงอยู่ของความแปรปรวนในระดับสูงในสถานการณ์ที่อาจเกิดขึ้นเช่นเดียวกับการดำรงอยู่ของ ความเข้าใจผิดการใช้ผิดวิธีและความยากลำบากในการสื่อสารของ บริษัท.

1. ขาดความมั่นคง

ปัจจัยหนึ่งที่มีอิทธิพลต่อการสื่อสารที่มีประโยชน์มากที่สุดคือความน่าเชื่อถือของผู้ออกและการพิจารณาที่แสดงให้ผู้รับข้อความตัวอย่างนี้อาจมีความไม่สอดคล้องระหว่างสิ่งที่พูดกับสิ่งที่พูด เสร็จสิ้นไม่รักษาผู้ออกตราสาร วิธีการปฏิบัติที่สอดคล้องกับข้อความที่ออก.

หลังสามารถเกิดขึ้นได้กับคนงานใด ๆ ของ บริษัท โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งแบบลำดับชั้นของพวกเขาหรือถ้าพวกเขาพูดคุยกับหัวหน้าผู้ใต้บังคับบัญชาหรือคนในระดับเดียวกันของลำดับชั้นและสร้างผลกระทบร้ายแรงสำหรับทั้งสองเรื่อง (ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ อาจถูกพิจารณาว่าไม่ดีหรือถูกไล่ออก) สำหรับองค์กร (สร้างความเชื่อมั่นในระดับต่ำต่อบุคคลและในกรณีที่มีตำแหน่งสูงแม้ในองค์กร).

ในลักษณะเดียวกันและตัวอย่างเช่นในกรณีของ บริษัท ขนาดใหญ่ที่มีแผนกจำนวนมากหากมีความแตกต่างระหว่างตัวเลขของอำนาจหรือการอ้างอิงภายใน บริษัท อาจ สามารถสร้างสถานการณ์ที่คนงานไม่รู้จริง ๆ ว่าผู้นำควรทำอะไร, สิ่งที่สามารถสร้างความยุ่งยากและความไม่ไว้วางใจ.

ในทำนองเดียวกันมันเป็นสิ่งจำเป็นที่จะต้องระมัดระวังอย่างมากกับการตีความของข้อความเนื่องจากการดำรงอยู่ของความสับสนสามารถทำให้แผนกหรือคนงานต่าง ๆ มาตีความสิ่งที่ตรงกันข้าม สิ่งที่การสื่อสารทางธุรกิจพยายามอย่างแม่นยำเพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรภายในและความสอดคล้องกันดังนั้นข้อความที่ไม่ชัดเจนที่มีการตีความที่แตกต่างกันอาจทำให้เกิดความไม่แน่นอนและข้อสงสัยเกิดขึ้นกับผู้รับข้อความ.

2. ขาดการเชื่อมต่อทางอารมณ์

ปัญหาอื่นสามารถพบได้ในวิธีการสื่อสารที่เกิดขึ้น ตัวอย่างเช่นในบางองค์กรอาจมีความยากลำบากในการสร้างความรู้สึกผูกพันทางอารมณ์ซึ่งในคนงานอาจสร้างความมุ่งมั่นและผลผลิตน้อยลงและในผู้ใช้ขาดความสนใจและการค้นหาทางเลือกอื่น ๆ. จำเป็นต้องให้ความสำคัญกับทุกสิ่งที่ทำ, และแม้กระทั่งสิ่งที่ไม่เป็น.

ดังนั้นข้อความนั้นไม่เพียงมีความสำคัญ แต่ยังรวมถึงวิธีการสื่อสารด้วย: มันไม่เหมือนกันหรือให้ความรู้สึกแบบเดียวกันกับอีเมลเป็นการประชุมแบบเห็นหน้ากันหรือค้นหาผู้ติดต่อจริง.

3. ไม่เข้าใจบริบท

มันจะต้องมีคุณค่า การปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ในปัจจุบันและความก้าวหน้าทางสังคม, เช่นเดียวกับลักษณะเฉพาะของสถานการณ์เอง ตัวอย่างเช่นในสังคมยุคโลกาภิวัฒน์ที่เทคโนโลยีใหม่ ๆ อนุญาตให้มีการสื่อสารกับผู้คนจำนวนมากในเวลาเดียวกันอาจจำเป็นต้องวิเคราะห์และลงทุนในนโยบายการสื่อสารที่คำนึงถึงพลังของเครือข่าย และวิธีการส่งข้อมูลที่ต้องการอย่างถูกต้องนอกเหนือจากการประเมินการติดต่อกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจากภูมิภาคอื่น ๆ ของโลก.

ในทำนองเดียวกันก็จำเป็นที่จะต้องประเมินสถานการณ์ของ บริษัท เองเพื่อไม่ให้ทำมากกว่าที่จะสามารถครอบคลุมได้ซึ่งจำเป็นต้องคำนึงถึงสถานการณ์ของ บริษัท โดยรวม.

ปัญหาอื่นอาจเป็นเนื้อหาของข้อความที่ออก: เป็นไปได้ว่าแม้ว่าการสื่อสารที่มีอยู่ก็ไม่ได้ส่งหรือไม่เข้าใจเนื้อหาที่จะต้องมีการส่ง มันอาจมุ่งเน้นในด้านที่ค่อนข้างเสริมและยกเลิกเช่นการวางแนวหรือวัตถุประสงค์ที่โพสต์ที่กำหนดควรมี, หรือว่าพวกเขารับความรู้ที่ไม่เคยมีมาก่อน.

4. การแยกและการขาดการสื่อสาร

ในที่สุดอาจเป็นปัญหาที่สำคัญที่สุดที่สามารถคาดการณ์ได้จากปัญหาก่อนหน้านี้ทั้งหมดคือความเป็นไปได้ที่ไม่มีการสื่อสารจริง.

ตัวอย่างที่ชัดเจนที่สุดคือการใช้การสื่อสารแบบทิศทางเดียวอย่างคงที่และต่อเนื่องซึ่งสามารถสร้างสถานการณ์ความเมื่อยล้าและขาดความเข้าใจในสิ่งที่เกิดขึ้นในองค์กร โชคดีที่วันนี้มันถูกใช้น้อยที่สุดเพราะมีประสิทธิภาพและมีประโยชน์น้อยที่สุด.

มันยังเป็นไปได้ ว่าตำแหน่งต่าง ๆ ไม่มีกลไกที่เพียงพอในการติดต่อ แม้ว่าจะได้ยินความคิดเห็นของพวกเขามีความเป็นไปได้น้อยลงสำหรับข้อเสนอแนะหรือแม้กระทั่งว่าส่วนต่าง ๆ ของ บริษัท ไม่ได้ติดต่อกัน มีความจำเป็นต้องกระตุ้นการโต้ตอบนี้ในทางที่กระตือรือร้น.

การอ้างอิงบรรณานุกรม:

• Andrade, Horacio (2005) การสื่อสารภายในองค์กร: กระบวนการวินัยและเทคนิค สเปน: Gesbiblo, S. L.
• Brillouin, L. (2004) ทฤษฎีวิทยาศาสตร์และสารสนเทศ. Mineola, N.Y.: Dover.