วิธีการเขียนรายงานอย่างถูกต้องใน 10 ขั้นตอน

ในแต่ละวันของเราทั้งในที่ทำงานและนอกสถานที่, ไม่ใช่เรื่องแปลกที่บางครั้งเราควรจัดทำรายงานเพื่อพิจารณาสถานการณ์หรือปัญหาใด ๆ.

ไม่ว่าจะเป็นการยื่นเรื่องร้องเรียนเพื่อขอหรือเพียงแค่จัดทำเอกสารสถานการณ์ที่เฉพาะเจาะจงนี้จะเป็นประเภทของเอกสารที่เรามักจะเขียน แต่บางคนอาจพบว่ามีความซับซ้อนในการจัดทำรายงาน นี่คือเหตุผลที่ในบทความนี้เราให้ขั้นตอนในการเขียนรายงานในระดับทั่วไป.

รายงานคืออะไร?

รายงานเป็นเอกสารประเภทหนึ่งที่เขียนเป็นร้อยแก้วที่มีวัตถุประสงค์เพื่อให้บุคคลที่สามารถสื่อสารสิ่งที่อ้างถึงสถานการณ์หรือหัวข้อที่คนอื่น ๆ มักจะ พวกเขามักจะนำไปสู่อินสแตนซ์ที่สูงขึ้น (ตัวอย่างเช่นสภาเทศบาลเมืองหรือหัวหน้า), แม้ว่าคุณจะสามารถค้นหารายงานที่มุ่งเน้นการสื่อสารบางอย่างกับมืออาชีพที่แตกต่างจากเราเพื่อให้คุณสามารถทำงานกับข้อมูลและความเปรียบต่างที่เหมือนกันหรือขยายได้.

มีหลากหลายประเภทรายงานซึ่งอาจมีวัตถุประสงค์ที่แตกต่างและโครงสร้างที่แตกต่างกัน อย่างไรก็ตามในบทความนี้การสร้างรายงานที่คำนึงถึงโครงสร้างทั่วไปของรายงานใด ๆ จะได้รับการพิจารณา.

ขั้นตอนในการจัดทำรายงาน

เมื่อเตรียมรายงานเราต้องจำไว้ว่าในตอนแรกเราจะต้องไตร่ตรองว่าจะทำอย่างไรเมื่อไหร่และทำไม. จากนั้นจะมีการเขียนรายงานตามสถานการณ์ที่จะสะท้อนและข้อควรพิจารณาก่อนหน้านี้.

ด้านล่างเป็นชุดของขั้นตอนที่มีประโยชน์ในการเขียนรายงานอย่างถูกต้อง.

1. เรามีวัตถุประสงค์อะไร?

ก่อนที่จะเริ่มเขียนเราต้องคำนึงถึงสิ่งที่เราต้องการบรรลุด้วยรายงานของเรา เราจะขอวิธีแก้ไขปัญหาหรือเพียงแค่เก็บข้อมูลเพื่อใช้ในภายหลังหรือไม่? เราต้องการสะท้อนการสอบสวนทางวิทยาศาสตร์หรือยื่นเรื่องร้องเรียนหรือไม่? เราต้องคำนึงถึงเพื่อเลือกประเภทของรายงานที่เกี่ยวข้องมากที่สุดตามกรณี.

2. จำประเภทข้อความที่คุณจะใช้

รายงานไม่เหมือนกันทุกรายงานมีลักษณะเฉพาะของตนเอง ตัวอย่างเช่น, รายงานการชี้แจงจะสะท้อนข้อมูลโดยไม่ทำการตีความใด ๆ เกี่ยวกับพวกเขาไม่มีความเป็นไปได้ที่จะทำการสรุป, ในขณะที่ประเภทการสาธิตจะต้องให้ผู้เรียนตั้งสมมติฐานอย่างละเอียดและนำพวกเขาไปทดสอบเพื่อให้ได้ผลลัพธ์และข้อสรุปที่หลากหลาย.

3. พิจารณาเป้าหมาย

ไม่เพียง แต่จะเป็นสิ่งสำคัญ แต่ยังรวมถึง เราต้องคิดว่าประชาชนคนใดมีรายงานของเราเป็นวัตถุประสงค์. สิ่งนี้จะช่วยให้เราสามารถปรับระดับภาษาทั้งที่เราต้องการและที่สาธารณะ.

4. การเลือกและการวิเคราะห์ข้อมูล

ขึ้นอยู่กับขั้นตอนก่อนหน้านี้เป็นสิ่งสำคัญในการรวบรวมข้อมูลที่เราต้องการให้และจัดโครงสร้างอย่างเหมาะสมเพื่อให้คำพูดของเรามีหัวข้อร่วมกัน. ประเภทของข้อมูลที่จะสะท้อนและใครหรือวิธีการสกัดข้อมูลจะต้องนำมาพิจารณาด้วย.

5. เราสามารถใช้องค์ประกอบกราฟิก

แม้ว่าจะขึ้นอยู่กับประเภทของรายงาน แต่ก็เป็นไปได้ที่จะใช้องค์ประกอบภาพที่ช่วยให้เข้าใจข้อมูลได้ง่ายขึ้น. เราอ้างถึงตัวอย่างเช่นการใช้แผนภูมิแท่งเพื่อวิเคราะห์ความถี่หรือเพื่อทำการวิเคราะห์ต้นทุนและกำไร.

6. ชื่อเรื่อง

ในขณะที่มันอาจดูเหมือนโง่ที่จะพูดถึงมัน, ตั้งชื่อรายงานอย่างถูกต้องอย่างชัดเจนโดยสัมพันธ์กับหัวเรื่องที่ก่อให้เกิดการรับรู้และเข้าใจได้ง่าย เป็นสิ่งที่ช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจอย่างมาก.

7. เขียนคำนำ

ในส่วนแรกของรายงานที่เป็นปัญหานี้เราจะทำการสรุปสั้น ๆ ของหัวข้อที่จะจัดการในรายงาน. ในนั้นจะต้องปรากฏวัตถุประสงค์ของการรับรู้ของรายงานนี้และปัญหาที่สร้างความต้องการสำหรับการดำรงอยู่และบริบทที่เกิดขึ้น.

8. ขยายแนวคิดและอธิบายสิ่งที่วิจัยในการพัฒนา

ในเนื้อหาของรายงานเราจะจัดการและขยายข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นหรือตรวจสอบ, ทิ้งวิธีการและการดำเนินการที่แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงสถานการณ์ที่เกิดขึ้นหรือดำเนินการและวิธีการรับข้อมูล หากเป็นรายงานที่สะท้อนถึงการสอบสวนด้านต่างๆเช่นแบบจำลองเชิงทฤษฎีและการสำรวจสถานการณ์จะถูกรวมเข้าด้วยกัน.

9. สรุป

ในส่วนสุดท้ายของรายงาน ผลลัพธ์สุดท้ายของสิ่งที่ได้รับการสำรวจและสะท้อนให้เห็นในรายงานหรือความต้องการหรือการร้องขอจะต้องสะท้อนให้เห็นถึง ซึ่งทำเพื่อแก้ไขสถานการณ์ จะต้องชัดเจนและเข้าใจได้.

10. ภาษาที่จะใช้

มันเป็นสิ่งสำคัญที่ตลอดเวลาที่เขียนภาษามีความชัดเจนและรัดกุม มันจะต้องถูกเขียนอย่างเป็นทางการและเป็นกลางในบุคคลที่สามและในเสียงโต้ตอบ. ข้อเท็จจริงจะต้องแยกออกจากข้อสรุปที่ทำ (ถ้ามี) และพวกเขาต้องจัดการโดยตรงกับข้อมูลที่พวกเขากำลังจัดการกับเมื่อพวกเขากำลังรับการรักษา.